10 pasos para hacer que tu evento sea un éxito absoluto.

Antes de ponerte a llamar a unas/os y a otras/os para anunciar tu evento, siéntate, coge papel y boli y anota estos 10 consejos que te vamos a dar para que tu evento sea todo un éxito :

1.- Objetivo del evento

Debemos tener claro qué pretendemos conseguir y a quiénes queremos dirigir nuestro mensaje.
Pregúntate : ¿por qué organizo este evento y qué espero lograr ? Esto es primordial para la organización de eventos. En torno a este punto deberán girar el resto de decisiones, como la fecha, el sitio dónde llevaremos a cabo el encuentro, la ambientación que emplearemos, el horario y otros aspectos como la duración del mismo.

2.- Organiza un equipo

Cualquier evento requiere un esfuerzo conjunto del equipo para manejar todos los detalles. Considera la posibilidad de nombrar a un responsable general del evento, así como diferentes responsables para diferentes aspectos, tales como :
– Gestión de locales
– Altavoces y sonido
– Entretenimiento
– Publicidad
– Patrocinadores
– Gestión de voluntarios

3.- Establece una fecha

Es posible que ya tengas prevista la fecha de tu evento, pero si aún no la has decidido, asegúrate de tener en cuenta lo siguiente antes de fijarla :
– ¡ Date tiempo suficiente ! Lo ideal es que tengas entre 4 y 6 meses para planificar (dependiendo de la naturaleza de tu evento)
– Ten en cuenta las fiestas locales, provinciales y nacionales.
– Evita los periodos de vacaciones escolares (por ejemplo, navidades , carnavales y vacaciones de verano)
– Consulta las fechas con los participantes clave y tus invitados más relevantes, por ejemplo, ponentes, presentadores, influencers, etc., ya que ellos servirán de altavoz para conseguir mayor impacto y aumentar el número de inscripciones.

4.- Etiqueta tu evento

Si deseas que su evento destaque, elige un tema oportuno y convincente que lo distinga de su competencia. Esto significa buscar qué necesitas para llegar a un tema general dinámico. Es necesario tener mucho cuidado con el nombre  – ya que puede ser clave, especialmente en los medios de comunicación on líne.
– Haz un Brainstorm  de nombres : Cuando pienses en el nombre del evento, piensa en: ¿En qué se diferencia tu evento de otros eventos en su sector? ¿Qué esperas transmitir a través de este evento?
– Crea un Tagline : Una vez que has decidido el nombre, tratar de elaborar también un lema – un eslogan de marca corto, memorable que describa el evento.
– Diseña un Logo : El paso final será tener un logotipo creado para representar tu evento. Un logotipo puede ser una herramienta de marca eficaz – que ofrece mediante su visualización un reconocimiento inmediato de tu evento en todos tus artículos publicitarios y promocionales (por ejemplo, camisetas, botellas de agua, bolsas, etc.)

5.- Crea un Master Plan (Plan maestro)

Este plan debe abarcar todos los aspectos del evento, incluyendo :
– Gestión de lugares, logística y catering (contratos, permisos, seguros,etc.)
– Ponentes / presentadoras/es (identificación, confirmación, logística y gestión)
– Actividades / entretenimiento
– Publicación / promoción (online y offline, por ejemplo: página web y promoción en redes sociales, calendarios de eventos, programas impresos, relaciones con los medios de comunicación, señalización, etc.)
– Registro (inscripción online, pago y seguimiento, inscripción en el lugar, etc.)
– Gestión de voluntarios
– Gestión de patrocinadores / socios.
– Gestión de voluntarios

6.- Planifica los procesos administrativos

En otras palabras, ¿cómo vas a realizar un seguimiento de tus listas de planificación, registro, presupuesto, invitados y ponentes, etc. ? Hay diferentes aplicaciones y páginas online que te facilitan la gestión de tus eventos, como eventbrite o softwares que te facilitan el seguimiento de toda la información del evento como por ejemplo etouches , azavista u otros.

7.- Busca socios y patrocinadores

¿Hay organizaciones con las que podría asociarse o solicitar patrocinios para sufragar los costos y aumentar la participación potencial ? Cuando involucras a otras personas o grupos en tu evento, pueden colaborar a la hora de difundir y hacer que el evento sea un éxito. Es posible que quieras considerar :
– Buscar patrocinadores corporativos para financiar una parte del evento. Esto puede ir desde organizaciones nacionales que quieran patrocinar una cena, ofrecer un premio … a empresas locales que podrían proporcionar bienes o servicios, como flores para las mesas, artículos de bolsas de regalo, etc.
– Asociarse con organizaciones comunitarias que puedan ofrecer un lugar y/o colaborar con la organización o la dotación de personal al evento.

8.- Crea un plan para promocionarte

Aunque tengas el altavoz más potente, vas a necesitar hacer publicidad para atraer a la gente hasta la puerta. La promoción del evento comienza con la notificación o página de inicio de tu sitio web. Anota en tu correo electrónico la fecha y redacta un correo atrayente para enviar a los contactos que hayas seleccionado.
– Publicita el registro al evento online y offline.
– Envia un par de recuerdos previos al evento garantiza que nuestra invitación no caiga en el olvido. Podemos aprovechar la víspera del evento para hacer una campaña de telemarketing en la que, mediante llamadas, obtengamos la confirmación de asistencia.
– No te olvides tampoco que el plan no se completa hasta que realices una campaña para dar las gracias post-evento a los patrocinadores, o con la creación de artículos sobre los mensajes clave del evento y su exito.

9.- Establece un presupuesto

Tu presupuesto debe incorporar estimaciones para todos los puntos clave indentificados en tu Plan Maestro de eventos. No te olvides de incluir los gastos de viaje o alojamiento para los ponentes, presentadores, etc.

10.- Determina el proceso de evaluación

¿Cómo sabrás si tu evento ha sido un éxito?
¿Mide el éxito por el número de inscritas/os o asistentes o  depende de la cantidad objetivo recaudada en donaciones ?
Cuando establezcas tus metas y objetivos al inicio del evento, debes tener en cuenta cómo vas a evaluar el evento para determinar su éxito. Si vas a utilizar algún software o aplicación, seguramente podrás controlar fácilmente la cantidad de personas que se registran y las tarifas. Sin embargo, si tu evento implica un seguimiento, por ejemplo, una subasta, entonces tendrás que determinar si los fondos recaudados cubren los gastos derivados de la organización. De la misma forma, si el objetivo de tu evento es aumentar la concienciación o divulgar algo, tendrás que comparar y recopilar datos sobre las actividades de las redes sociales, menciones, etc. y la publicidad offline, de nuevo basándote en tus objetivos iniciales.

El día del evento

Aunque parezca una obviedad, debemos comportarnos como buenos anfitrionas/es y dar la mejor acogida a los invitados. Queremos que se sientan cómodos en todo momento. Recordemos que cada detalle habla de nosotros y de nuestra marca. ( Diseño corporativo Marketintech ) Muéstrate tranquila/o y cordial, trata de responder las dudas, orientar e interesarte por tus invitadas/os. El éxito de tu evento depende en gran medida de todo transcurra de una forma agradable.